Основы закупок: от концепции до практики

1. Что такое закупки?

Закупки — это процесс, в ходе которого предприятия или частные лица приобретают товары, услуги или ресурсы извне для удовлетворения производственных, коммерческих или бытовых потребностей. Закупки — это не просто «покупка вещей», они включают выбор поставщиков, переговоры о цене, управление контрактами, координацию логистики и другие этапы, являясь важной частью управления цепочкой поставок предприятия.

Фэй Дуду Са Фэн

Основные цели закупок:

• Снижение затрат: оптимизация процесса закупок и навыков ведения переговоров для уменьшения расходов.

• Обеспечение качества: гарантия того, что закупаемые товары или услуги соответствуют требованиям и стандартам качества предприятия.

• Повышение эффективности: сокращение сроков закупок и повышение скорости реакции цепочки поставок.

• Управление рисками: предотвращение негативного влияния рисков поставщиков, рыночных колебаний и других факторов на предприятие.

2. Основной процесс закупок

Процесс закупок обычно включает следующие ключевые этапы:

(1) Подтверждение потребностей

• Определение потребностей в закупках, включая виды товаров или услуг, количество, стандарты качества, сроки поставки и другие параметры.

• Потребности могут исходить от производственного отдела, отдела продаж или отдела управления запасами.

(2) Выбор поставщиков

• Поиск подходящих поставщиков в соответствии с потребностями, оценка их квалификации, репутации, цен, способности к поставке и других факторов.

• К распространенным методам выбора поставщиков относятся тендеры, запросы цен и сравнение цен.

(3) Переговоры о цене

• Переговоры с поставщиками о цене, способах оплаты, сроках поставки и других условиях для достижения наиболее выгодных условий.

• При ведении переговоров необходимо учитывать затраты, качество и потенциал долгосрочного сотрудничества с поставщиком.

(4) Заключение контракта

• Заключение контракта на закупку, в котором четко определены права и обязанности сторон, включая спецификации товаров, цену, сроки поставки, ответственность за нарушение условий и другие аспекты.

• Контракт является юридической гарантией в процессе закупок, его необходимо тщательно проверять.

(5) Исполнение заказа

• Размещение заказа на закупку в соответствии с контрактом, отслеживание производства и графика поставки у поставщика.

• Гарантия своевременной поставки товаров или услуг, соответствующих требованиям качества.

(6) Приемка и расчет

• Приемка поставленных товаров или услуг для проверки их соответствия условиям контракта.

• Завершение расчетов и запись данных о закупках для использования в будущих закупках.

3. Стратегии закупок

Для повышения эффективности и качества закупок предприятия обычно разрабатывают соответствующие стратегии. Вот несколько распространенных стратегий:

(1) Централизованные закупки

• Объединение разрозненных потребностей в закупках для проведения единой закупки, что позволяет получить эффект масштаба и более низкие цены.

• Подходит для стандартизированных товаров с большим объемом потребления.

(2) Децентрализованные закупки

• Каждый отдел самостоятельно осуществляет закупки в соответствии со своими потребностями, что обеспечивает гибкость, но может увеличить затраты.

• Подходит для предприятий с разнообразными потребностями и широким географическим распределением.

(3) Стратегические закупки

• Установление долгосрочных партнерских отношений с ключевыми поставщиками для совместной оптимизации цепочки поставок и снижения затрат.

• Подходит для закупки ключевых материалов или услуг.

(4) Электронные закупки

• Использование платформ электронной коммерции для закупок, что повышает эффективность и снижает транзакционные издержки.

• Подходит для закупки стандартизированных товаров или услуг.

4. Важные аспекты в процессе закупок

В процессе закупок предприятия должны учитывать следующие моменты, чтобы избежать потенциальных рисков:

(1) Управление поставщиками

• Регулярная оценка эффективности поставщиков, включая своевременность поставок, уровень качества и другие показатели.

• Создание списка альтернативных поставщиков, чтобы избежать чрезмерной зависимости от одного поставщика.

(2) Управление контрактами

• Обеспечение четкости и ясности условий контракта, чтобы избежать споров из-за неопределенных формулировок.

• Уделение внимания условиям риска в контракте, таким как форс-мажор, ответственность за нарушение условий и другие.

(3) Контроль затрат

• Снижение затрат на закупки при сохранении качества.

• Получение более выгодных цен через оптовые закупки и долгосрочное сотрудничество.

(4) Контроль качества

• Установление строгих стандартов приемки, чтобы гарантировать соответствие закупаемых товаров или услуг требованиям.

• Своевременная обработка несоответствующих товаров, чтобы избежать влияния на производство или продажи.

(5) Управление рисками

• Отслеживание изменений на рынке, таких как колебания цен на сырье, изменения политики и другие, с целью своевременной корректировки стратегии закупок.

• Разработка аварийных планов для решения внезапных проблем с поставщиками или перебоев в цепочке поставок.

5. Будущие тенденции в закупках

С развитием технологий отрасль закупок также претерпевает изменения. Вот несколько ключевых тенденций будущего:

(1) Цифровизация закупок

• Использование технологий больших данных, искусственного интеллекта и других для оптимизации процесса закупок, повышения эффективности и точности.

• Например, прогнозирование потребностей через анализ данных и автоматическое создание планов закупок.

(2) Экологичные закупки

• Уделение внимания вопросам экологии и устойчивого развития, приоритетный выбор поставщиков и товаров, соответствующих экологическим стандартам.

• Например, закупка перерабатываемых материалов или энергосберегающего оборудования.

(3) Глобализация закупок

• Поиск качественных поставщиков по всему миру для снижения затрат и повышения конкурентоспособности.

• Необходимо учитывать колебания валютных курсов, сложность логистики и другие вызовы.

(4) Сотрудничество в цепочке поставок

• Обмен информацией с поставщиками, клиентами и другими партнерами для совместной оптимизации цепочки поставок.